SOP (Standard Operating Procedure) Perpustakaan Kota Pekanbaru
I. Tujuan SOP ini bertujuan untuk memberikan pedoman yang jelas dalam menjalankan operasional Perpustakaan Kota Pekanbaru agar layanan yang diberikan kepada masyarakat dapat berjalan dengan efektif, efisien, dan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
II. Ruang Lingkup SOP ini berlaku untuk semua staf, pengunjung, dan kegiatan yang dilaksanakan di Perpustakaan Kota Pekanbaru, baik layanan peminjaman, pengembalian buku, program literasi, hingga kegiatan lainnya yang dilaksanakan di perpustakaan.
III. Prosedur Operasional
1. Pendaftaran Anggota Perpustakaan
- Langkah 1: Pengunjung mengisi formulir pendaftaran anggota yang tersedia di meja informasi atau melalui sistem online.
- Langkah 2: Pengunjung menunjukkan KTP (untuk anggota dewasa) atau surat keterangan dari sekolah (untuk anggota anak-anak/remaja).
- Langkah 3: Setelah data anggota divalidasi, anggota mendapatkan kartu perpustakaan yang digunakan untuk meminjam buku dan mengakses layanan digital.
- Langkah 4: Pengunjung yang telah terdaftar sebagai anggota dapat menggunakan fasilitas perpustakaan.
2. Peminjaman Buku
- Langkah 1: Pengunjung memilih buku yang diinginkan dan membawanya ke meja peminjaman.
- Langkah 2: Petugas melakukan pencatatan buku yang akan dipinjam pada sistem.
- Langkah 3: Pengunjung menunjukkan kartu anggota untuk meminjam buku.
- Langkah 4: Buku yang dipinjam diberi label tanggal pengembalian, dan petugas akan mencatatnya dalam sistem.
- Langkah 5: Pengunjung dapat meminjam buku sesuai ketentuan jumlah dan waktu yang telah ditetapkan (biasanya 3 hingga 7 hari).
- Catatan: Buku yang terlambat dikembalikan dikenakan denda sesuai kebijakan yang berlaku.
3. Pengembalian Buku
- Langkah 1: Pengunjung mengembalikan buku yang telah dipinjam ke meja pengembalian.
- Langkah 2: Petugas memeriksa kondisi buku dan mencatat pengembalian pada sistem.
- Langkah 3: Buku yang telah dikembalikan akan segera dikembalikan ke rak koleksi yang sesuai.
4. Peminjaman dan Pengembalian Koleksi Digital
- Langkah 1: Pengunjung mengakses koleksi digital melalui portal online yang disediakan oleh perpustakaan.
- Langkah 2: Anggota yang terdaftar dapat mengunduh atau membaca koleksi digital sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
- Langkah 3: Pengunjung mengakses konten digital melalui perangkat yang disediakan oleh perpustakaan atau menggunakan perangkat pribadi dengan mematuhi ketentuan penggunaan.
5. Penyelenggaraan Program Literasi dan Kegiatan
- Langkah 1: Perpustakaan menyusun program literasi, seminar, workshop, atau pelatihan berdasarkan kebutuhan masyarakat.
- Langkah 2: Program diumumkan melalui berbagai saluran informasi, seperti website perpustakaan, media sosial, atau spanduk yang terpasang di area perpustakaan.
- Langkah 3: Pengunjung mendaftar untuk mengikuti program melalui formulir pendaftaran online atau langsung di tempat.
- Langkah 4: Setelah pendaftaran diterima, peserta mengikuti program sesuai jadwal yang telah ditentukan.
- Langkah 5: Evaluasi dilakukan setelah program selesai untuk mengetahui efektivitas dan kepuasan peserta.
6. Layanan Komputer dan Internet
- Langkah 1: Pengunjung mendaftar untuk menggunakan fasilitas komputer dan internet di meja informasi.
- Langkah 2: Petugas mengarahkan pengunjung ke komputer yang tersedia dan memberi tahu kebijakan penggunaan.
- Langkah 3: Pengunjung menggunakan fasilitas komputer dan internet untuk mencari informasi, mengerjakan tugas, atau membaca koleksi digital.
- Langkah 4: Pengunjung diminta untuk mengakhiri sesi penggunaan tepat waktu sesuai dengan durasi yang telah ditentukan (biasanya 1-2 jam).
- Langkah 5: Petugas memeriksa kondisi komputer setelah digunakan dan memastikan tidak ada kerusakan.
7. Pembersihan dan Pemeliharaan Fasilitas
- Langkah 1: Setiap pagi, petugas melakukan pemeriksaan fasilitas dan kebersihan ruangan.
- Langkah 2: Rak buku, komputer, dan area perpustakaan lainnya harus dibersihkan dan dirapikan setelah jam operasional.
- Langkah 3: Perpustakaan melakukan pemeliharaan berkala terhadap koleksi buku, komputer, dan fasilitas lainnya untuk memastikan semuanya berfungsi dengan baik.
8. Tindak Lanjut Masalah atau Keluhan Pengunjung
- Langkah 1: Pengunjung dapat menyampaikan keluhan atau masalah yang mereka alami kepada petugas perpustakaan.
- Langkah 2: Petugas mencatat keluhan dan segera memberikan solusi atau informasi yang dibutuhkan.
- Langkah 3: Jika masalah tidak dapat diselesaikan langsung, petugas akan mengarahkan pengunjung untuk berbicara dengan kepala perpustakaan atau pihak yang berkompeten.
- Langkah 4: Pengunjung diberikan feedback setelah keluhan ditangani untuk memastikan kepuasan pengunjung.
IV. Jam Operasional
- Senin – Jumat: 08.00 – 16.00 WIB
- Sabtu: 08.00 – 14.00 WIB
- Minggu dan Hari Libur Nasional: Tutup
V. Kebijakan Penggunaan Ruang
- Ruang baca dan ruang seminar dapat digunakan berdasarkan ketentuan yang berlaku. Reservasi untuk penggunaan ruang seminar atau ruang pelatihan harus dilakukan melalui pengajuan resmi kepada pihak pengelola perpustakaan minimal 3 hari sebelum acara.
VI. Penutupan
- Setiap akhir hari operasional, petugas bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh fasilitas telah dipastikan dalam kondisi baik, koleksi buku telah disusun dengan rapi, dan ruang perpustakaan telah siap untuk digunakan pada hari berikutnya.
Kesimpulan
SOP ini memberikan panduan operasional yang jelas bagi pengelola dan staf Perpustakaan Kota Pekanbaru untuk menjalankan tugas mereka dengan efisien dan memberikan layanan yang berkualitas kepada masyarakat. Dengan mengikuti prosedur ini, diharapkan semua layanan perpustakaan dapat berjalan dengan lancar dan memenuhi kebutuhan pengunjung secara maksimal.